Использование Битрикс24 в компании «Факт» для управления проектами и задачами

Компания «Факт» — надёжный веб-интегратор, специализирующийся на реализации цифровых решений для бизнеса. В портфеле компании — разработка и внедрение корпоративных порталов, B2B- и B2C-систем, CRM-решений и платформ управления бизнес-процессами.

Для повышения прозрачности и управляемости внутренних процессов «Факт» разработал собственный регламент работы проектной команды. Он включает детальный порядок постановки и выполнения задач, управление проектами по этапам и релизам, ведение документооборота и контроль отчетности.

Чтобы автоматизировать и систематизировать эти процессы, компания внедрила Битрикс24 в качестве единой цифровой среды для проектных менеджеров, аналитиков, дизайнеров и разработчиков.

Битрикс24 — это корпоративная платформа, объединяющая инструменты для управления задачами и проектами, ведения коммуникаций, документооборота, CRM, HR и бизнес-аналитики. В ней можно не только ставить задачи и отслеживать их выполнение, но и строить проектные схемы, использовать канбан-доски, шаблоны бизнес-процессов, автоматические напоминания и отчёты по загрузке команды.

На портале Битрикс24 сотрудники компании:

• ставят задачи и создают шаблоны;
• назначают ответственных и добавляют соисполнителей;
• обсуждают задачи через комментарии;
• отслеживают статус и контроль выполнения;
• используют диаграмму Ганта для планирования спринтов и релизов;
• фиксируют историю взаимодействия по проекту в карточке клиента.

Интеграция регламентов работы с инструментами Битрикс24 позволила повысить прозрачность, сократить сроки сдачи этапов, снизить количество просроченных задач и повысить вовлеченность команды в достижение результатов.

На примере компании «Факт» видно, как цифровая платформа помогает выстроить системную и управляемую работу с проектами — от первых обсуждений с заказчиком до релиза продукта.

После передачи проекта из отдела продаж менеджер проекта (МП) создаёт группу проекта в Intranet Битрикс24. Внутри группы автоматически формируются регламентные задачи, включающие:

• «Вводные данные»,

• «Доступы»,

• «Проектные документы»,

• «Рабочая группа»,

• «Бэклог проекта» и другие.

Каждая проектная активность оформляется как задача. Система позволяет легко добавлять задачи вручную, а также с использованием шаблонов.

При создании задачи менеджер может:

• выбрать шаблон задачи или создать новую с нуля,
• нажать кнопку «Добавить задачу» в карточке клиента для быстрого связывания задачи и CRM-объекта,
• настроить параметры сроков, дедлайнов и напоминаний,
• назначить ответственного, добавить наблюдателей и соисполнителей,
• создать подзадачи для декомпозиции работ.

Каждая задача имеет фиксированную структуру: название, описание, срок, исполнитель, чек-лист. Для внутренних задач компании «Факт» это позволяет унифицировать подход к постановке, избежать недопонимания и сократить время на обработку.

Для сокращения времени на постановку задач компания «Факт» активно использует шаблоны в портале Битрикс24. Менеджер проекта может создавать шаблоны для регулярных и однотипных задач, таких как:

• «Подготовка и отправка отчетности»

• «Согласование акта выполненных работ»

Проекты в Битрикс24 ведутся в рабочих группах, каждая из которых имеет собственный набор задач, календарей, документов и обсуждений.

В компании «Факт» структура группы проекта отражает этапы реализации:

• Предпроектное обследование
• Проектирование
• Дизайн
• Разработка
• Пуско-наладка
• Завершение и сдача проекта

Внутри каждого этапа задачи распределяются по спринтам и релизам. Менеджер проекта создает подзадачи, формирует зависимости и настраивает визуализацию через диаграмму Ганта. Важно — каждая задача и подзадача связана с определенной сделкой в CRM.

Контроль задач и подведение итогов — ключ к успешной реализации проектов. Менеджеры в компании «Факт» используют функционал Битрикс24 для комплексного мониторинга:

• Отслеживание статуса задач: Новая → В работе → На проверке → Завершена.

• Уведомления о сроках: настроить уведомления можно по каждому этапу — система предупреждает об отклонениях.

• Обязательный отчет при завершении: закрыть задачу можно только после внесения отчета в комментарий.

• Контроль загрузки: диаграмма «Эффективность» показывает среднее время закрытия задач, % просрочек, активность сотрудников.

Вся активность по проекту связана с CRM-сущностями. Каждая задача привязана к сделке или компании. Менеджер может нажать кнопку «Задача» прямо из карточки клиента и быстро зафиксировать нужную активность.

Примеры использования:

• В карточке клиента создается задача «Согласование ТЗ по проекту А».

• Задача «Уточнение дизайна» создается на этапе согласования макетов и прикрепляется к сделке.

• По каждой задаче фиксируется история комментариев, изменений, сроков и статуса выполнения.

После внедрения Битрикс24 как основной среды управления проектами компания «Факт» добилась значительных улучшений:

• увеличения соблюдения сроков задач,
• сокращения времени постановки типовых задач за счёт использования шаблонов,
• снижения количества просроченных задач,
• повышения удовлетворенности заказчиков благодаря прозрачности и предсказуемости процессов.

Каждому пользователю портала — от исполнителя до клиента — доступна только актуальная и необходимая ему информация. Всё остальное упорядочено, зафиксировано и прозрачно.

Интеграция внутренних регламентов компании «Факт» с системой Битрикс24 позволила выстроить предсказуемую, гибкую и масштабируемую систему управления проектами. Платформа полностью покрывает:

• создание задач и шаблонов,
• контроль и отчетность,
• ведение проектов по этапам и релизам,
• работу с карточкой клиента.

Создавайте шаблоны, добавляйте соисполнителей, создавайте подзадачи, комментируйте, отслеживайте выполнение — Битрикс24 даёт всё, чтобы делать проекты правильно, вовремя и прозрачно.

Хотите выстроить такую же систему у себя?

Компания «Факт» не просто внедрит Битрикс24, а адаптирует его под ваши бизнес-процессы, автоматизирует рутину и поможет команде работать как единое целое. Знаем, как сделать цифровую трансформацию управляемой — сделаем и для вас.

Оставьте заявку, и мы поможем выстроить эффективное управление проектами