Внедрение КЭДО в организации

КЭДО — это современный способ управления кадровыми документами в электронном виде, который постепенно становится стандартом для российских компаний. Вместо привычных бумажных архивов сотрудники используют цифровые хранилища, онлайн-сервисы и электронные подписи. Такой подход ускоряет обработку документов, упрощает согласования и делает работу с кадрами более прозрачной и удобной. В этой статье разберём, какие кадровые документы можно перевести в электронный формат, какие преимущества это даёт и как организовать переход на КЭДО без сложностей.

Даже небольшие компании ежедневно работают с кадровыми документами: приказы о приёме и увольнении, графики отпусков, табели учёта рабочего времени, заявления на отпуск и другие. Чтобы упростить этот процесс и сократить ручную работу, внедряют КЭДО — кадровый электронный документооборот.

Суть КЭДО в том, что все документы переводятся в цифровой формат и обрабатываются в единой системе. Для подтверждения подлинности используют электронную подпись — цифровой аналог обычной подписи. Документы с такой подписью имеют ту же юридическую силу, что и бумажные.

КЭДО помогает компаниям сделать работу с документами проще, быстрее и безопаснее. Решение о внедрении принимает сама организация — пока это не обязательное требование, но преимущества очевидны для всех участников процесса.

Для руководства:

• Снижение расходов на бумагу, принтеры и доставку документов.

• Быстрый сбор подписанных документов и соблюдение норм трудового законодательства.

• Минимизация рисков штрафов за несвоевременно оформленные бумаги.

Для HR и кадровых специалистов:

• Меньше времени на рутину: согласования, подписи и контроль документов проходят онлайн.

• Возможность отслеживать процесс подписания и передавать данные в бухгалтерию без задержек.

Для сотрудников:

• Подписание документов с компьютера или смартфона в любом месте и в любое время.

• Легкий доступ к заявлениям, графикам отпусков и другим кадровым документам.

1. Упорядочивание процессов
   В компаниях с несколькими офисами, удалёнными командами или вахтовыми сотрудниками бумажный документооборот часто становится хаотичным. КЭДО помогает стандартизировать процессы и выстроить прозрачную схему работы с документами.
   

2. Экономия времени и ресурсов
   Электронные документы не требуют печати, пересылки или личного визита сотрудников. Всё оформляется онлайн, а подпись ставится буквально за несколько минут.
   

3. Быстрый обмен документами
   Для удалённых сотрудников традиционный обмен бумагами может занимать недели. С КЭДО весь цикл — от подготовки до подписи — выполняется в течение дня.
   

4. Цифровой архив вместо бумажного
   Поиск документов занимает секунды благодаря фильтрам по дате, названию или категории. Документы надёжно хранятся и доступны для сотрудников и руководства, а риск потери или повреждения сведён к минимуму.
   

5. Соответствие корпоративным стандартам
   Особенно важно для IT и технологических компаний: КЭДО поддерживает автоматизацию, сокращает использование бумаги и снижает экологический след.

6. Гибкость при найме сотрудников
   Соискатели могут подписывать документы удалённо, без необходимости приезжать в офис, что ускоряет процесс найма и делает его более удобным.
   

7. Оптимизация бухгалтерских и кадровых процессов
   Электронный документооборот ускоряет обмен бухгалтерскими документами между подразделениями, снижает риск ошибок и потерь, а также делает процесс подписания прозрачным.
   

8. Соблюдение требований ТК РФ
   Быстрый электронный обмен документами помогает кадровикам укладываться в сроки оформления и отслеживать статус подписания в реальном времени.

Переход на электронный кадровый документооборот пока не обязателен. Компании могут вести документы на бумаге, но внедрение КЭДО позволяет ускорить процессы, снизить ошибки и обеспечить юридическую силу документов.

1. Собрать рабочую группу

Назначьте ответственных за проект: HR, юристов, IT-специалистов и руководителей подразделений. Они будут контролировать внедрение, распределять задачи и следить за соблюдением сроков.  В приказе о формировании группы укажите:

• состав участников;

• цели внедрения КЭДО;

• техническое задание;

• ожидаемый результат;

• этапы и сроки проекта.

2. Составить план перехода

Опишите процессы, которые будете автоматизировать: приём на работу, переводы, премирование, отпуска.

• Составьте список документов для перевода в электронный вид;

• Определите вид электронной подписи для каждого типа документов;

• Решите, внедряете ли КЭДО для всех сотрудников сразу или поэтапно;

• Подготовьте локальный нормативный акт о переходе на КЭДО.

3. Выбрать систему КЭДО

По закону вы можете самостоятельно выбрать систему КЭДО. Система подбирается с учетом размера компании, типов документов и расположения филиалов. Можно использовать готовые решения или интегрировать КЭДО в существующую CRM/корпоративный портал.

4. Подготовить документы

Составьте Положение о КЭДО и другие внутренние акты, где указаны:

• права и обязанности сотрудников и работодателя;

• используемая информационная система;

• порядок получения согласия сотрудников;

• порядок работы и хранения документов;

• виды электронной подписи.

5. Создать электронные подписи

Согласно статье 22.2 ТК РФ, все расходы на создание электронных подписей несет работодатель. Используются: простая подпись, усиленная неквалифицированная или усиленная квалифицированная. Тип подписи зависит от роли сотрудника и значимости документа.

6. Уведомить сотрудников и получить согласие

HR-менеджеры информируют сотрудников о переходе на КЭДО и собирают письменные согласия. Важно проводить обучение и объяснять преимущества системы, чтобы снизить число отказов.

7. Выдать доступы к системе и запустить КЭДО

После получения согласий:

• добавьте сотрудников в систему;

• настройте маршруты согласования;

• протестируйте работу платформы;

• обеспечьте доступ через мобильное приложение или корпоративный портал.

Для компании ИЗТТ мы разработали Личный кабинет сотрудников и систему КЭДО, объединив ключевые HR- и бухгалтерские процессы для более чем 1000 сотрудников. Решение покрывает до 90% типовых запросов, автоматизирует заявления и согласования, интегрировано с 1С и поддерживает электронную подпись.

Результаты: время обработки документов сократилось на 70%, экономия трудозатрат — около 100 000 рублей в год. Сотрудники оформляют заявления за 1 минуту вместо 10, HR-специалисты обрабатывают их за 1 минуту вместо 15. С подробным описанием проекта вы можете ознакомиться по ссылке.

Переход на кадровый электронный документооборот позволяет ускорить процессы, сократить ошибки и снизить затраты. Однако при внедрении КЭДО компании могут столкнуться с рядом трудностей:

• Сопротивление сотрудников. Некоторые привыкли работать с бумажными документами, боятся ошибок или переживают за сохранность личных данных.

• Сложные маршруты согласования. В крупных организациях с кросс-функциональными командами требуется настройка многоступенчатых процессов согласования документов.

• Интеграция с внутренними системами. Подключение КЭДО к корпоративным платформам и учетным системам может потребовать доработок и технической поддержки.

• Получение электронных подписей. Оформление НЭП иногда затрудняется техническими сбоями, а для КЭП требуется личное посещение удостоверяющего центра.

Решения этих проблем:

• Обучение сотрудников, консультации и вебинары, инструкции и справочные материалы в корпоративной CRM;

• Поддержка HR и юристов для разъяснения правил и работы с документами;

• Настройка системы под существующие процессы, автоматизация маршрутов согласования;

• Централизованная помощь при выпуске электронных подписей.

Результат грамотного внедрения:

• Документы доходят до адресата за считанные минуты;

• Исключены потери и повреждения документов;

• Сотрудники могут работать удаленно, без визитов в офис;

• Сокращаются расходы на документооборот и ускоряются кадровые процессы;

• Соблюдаются требования законодательства.

Поможем вашей компании получить электронные подписи, обучить сотрудников и внедрить КЭДО – оставить заявку.