Битрикс24 + 1С: как правильно интегрировать и повысить эффективность бизнеса

Интеграция Битрикс24 с 1С - это важный шаг для автоматизации и оптимизации бизнес-процессов, особенно для компаний, использующих обе эти системы. Она позволяет обмениваться данными, автоматизировать рутинные задачи и улучшить общее управление бизнесом. Основные преимущества интеграции заключаются в едином информационном пространстве, снижении ошибок и упрощении работы сотрудников.

В современном бизнесе скорость и качество обработки информации — ключевые факторы успеха. Интеграция систем «Битрикс24» и «1С» становится для компаний важным шагом на пути к цифровой трансформации. Она позволяет объединить инструменты управления клиентами и внутренними процессами, что значительно повышает эффективность работы.

Зачем бизнесу интеграция «Битрикс24» и «1С»: какие задачи она решает

Компании сталкиваются с необходимостью оперативного обмена данными между CRM и учетными системами для автоматизации рутинных задач. Интеграция помогает устранить дублирование вводов, ускоряет обработку заказов и финансовых документов, минимизирует ошибки и повышает прозрачность бизнес-процессов.

При внедрении корпоративного портала на базе Битрикс24 интеграция с 1С:ЗУП является одной из ключевых задач, т.к. обеспечивает наполнение Битрикс24 необходимой для работы информацией, например, о сотрудниках и организационной структуре.

Какие конфигурации 1С чаще всего интегрируют

Наиболее популярны интеграции с конфигурациями 1С: "Управление небольшой фирмой", "ERP Управление предприятием 2.0", "Бухгалтерия предприятия 3.0", "Зарплата и управление персоналом", “1С:Управление производственным предприятием 8”.

Основные выгоды

• Автоматизация и оптимизация — интеграция позволяет автоматизировать процессы, такие как создание и отправка счетов, ведение учета клиентов и заказов, что освобождает сотрудников от рутинных задач и позволяет им сосредоточиться на более важных задачах.

• Снижение дублирования данных — устраняется необходимость повторного ввода информации в обе системы, что минимизирует ошибки и ускоряет процессы.

• Оперативный контроль — системы синхронизируются в реальном времени, что позволяет оперативно контролировать наличие товаров на складе, статус заказов и другие важные данные.

• Ускорение бизнес-процессов — интеграция ускоряет процессы управления продажами, логистики и кадрового учета.

• Более эффективное использование ресурсов — сотрудники могут использовать более полезные инструменты для своей работы, что приводит к повышению эффективности и сокращению времени на выполнение задач.

• Принятие более точных решений — доступ к актуальной и полной информации позволяет принимать более обоснованные и эффективные решения.

Пример из практики

Компания «Факт» внедрила проект на базе Битрикс24, реализующий цифровые HR-сервисы, для одного из лидеров российской добычи редкоземельных металлов (компания входит в число крупнейших мировых гигантов по запасам минерально-сырьевой базы и объемам производства).

С помощью стандартных решений Битрикс24, таких как Коннектор к Битрикс24 и Коннектор КЭДО + 1С, можно обмениваться следующими данными:

• Для облачного и коробочного Битрикс24:
  • Контакты и компании;
  • Сделки и счета (новые и старые);
  • Реквизиты и банковские счета;
  • Товары и их свойства, разделы;
  • Прайсы и доступный остаток (только из 1С в Битрикс24);
  • Заказы, оплаты, отгрузки, поля;
  • Печатные формы документов (только из 1С в Битрикс24);
  • Смарт-процессы;
• Только для коробочного Битрикс24:
  • Передача данных о сотрудниках и кадровых изменениях (только из 1С в Битрикс24).

Возможен двусторонний и односторонний обмен:

• Односторонний обмен — данные передаются в одном направлении (например, из CRM в 1С).
• Двусторонний обмен — информация актуализируется и в CRM, и в 1С, что обеспечивает согласованность данных.

Также возможна реализация кастомизированной интеграции, разработанной под нужды клиента, которая позволит обмениваться любыми сущностями 1С, например, позициями штатного расписания, используемыми в 1С:ЗУП.

Особенности интеграции с разными конфигурациями 1С

Каждая конфигурация 1С имеет свои особенности: структура данных, доступные API, формат документов. Например, 1С:УТ требует синхронизации товарных остатков, а 1С:ЗУП — информации о сотрудниках и расчетах.

На выбор способа интеграции влияет наличие стандартного модуля интеграции от Битрикса для используемой конфигурации 1С, для некоторых конфигураций стандартный модуль не поддерживается, и необходима разработка кастомизированной интеграции. Также если в 1С вносились кастомизации, это может препятствовать работе стандартного модуля обмена.

Возможности автоматизации

Основные возможности автоматизации при интеграции Битрикс24 и 1С:

• Синхронизация данных: двусторонняя синхронизация данных между Битрикс24 и 1С в режиме реального времени, позволяющая автоматически обновлять информацию о клиентах, товарах, заказах и других данных.
• Автоматизация сделок: сопоставление стадий сделок в Битрикс24 с статусами заказов в 1С позволяет автоматизировать процессы, связанные с обработкой заказов и управлением сделками.
• "1С:Бэкофис": работа с 1С прямо из Битрикс24, что позволяет пользователям открывать и просматривать документы, отчеты и другие данные из 1С, не покидая платформу Битрикс24.
• Смарт-процессы: создание и настройка пользовательских процессов внутри Битрикс24, интегрированных с данными 1С, что позволяет гибко автоматизировать бизнес-процессы.
• Автоматизация кадровых процессов: обмен информацией о сотрудниках и другими кадровыми данными между Битрикс24 и 1С, что позволяет автоматизировать процессы, связанные с кадрами.
• Автоматизация финансовых операций: автоматическое запуск бизнес-процессов в Битрикс24 в ответ на поступление денежных средств в 1С, что позволяет мгновенно реагировать на финансовые операции и улучшать взаимодействие с клиентами.
• Автоматизация отчетов и печатных форм: экспорт отчетов и печатных форм из 1С в Битрикс24, что позволяет сотрудникам и руководству получать актуальную информацию о бизнесе в удобном формате.

Пример из практики

Компания «Факт» внедрила кадровый электронный документооборот на базе Битрикс24 для Ижевского Завода Тепловой Техники, в рамках которого реализована кастомизированный интеграции с 1С:ЗУП и с 1С:ERP Управление холдингом, в рамках которых на портал были загружены следующие нестандартные сущности:

• Статьи бюджета;
• Позиции штатного расписания;
• Родственники физических лиц;
• Кадровая история сотрудника;
• Должности;
• Учет рабочего времени сотрудника.

Загруженные данные используются для реализации функционала отправки заявок на получение кадровых сервисов, разработанного под нужды клиента.

Интеграция Битрикс24 и 1С - сложный процесс, который требует тщательной подготовки. Перед началом проекта необходимо определить цели и задачи интеграции, а также оценить технические и организационные аспекты. Важно также определить формат обмена данными, выбрать подходящие модули для интеграции и подготовить инфраструктуру.

Вопросы до начала проекта

1. Цели интеграции:
   • Какие задачи необходимо решить с помощью интеграции?
   • Какие бизнес-процессы нужно автоматизировать?
   • Какие данные необходимо синхронизировать?
   • Каков ожидаемый эффект от интеграции?
2. Технические аспекты:
   • Какая версия 1С и Битрикс24 используется?
   • Какие модули 1С и Битрикс24 необходимо использовать для интеграции?
   • Какие данные необходимо синхронизировать (клиенты, товары, заказы, документы)?
   • Какой формат обмена данными выбрать (XML, JSON, веб-сервисы)?
   • Какова нагрузка на системы во время синхронизации?
3. Организационные аспекты:
   • Кто будет заниматься разработкой и настройкой интеграции?
   • Как будет происходить контроль качества данных во время интеграции?
   • Как будет происходить обучение пользователей новым функциям?
   • Как будет происходить поддержка системы после интеграции?
   • Каков бюджет проекта?
4. Подготовка инфраструктуры:
   • Есть ли необходимые права доступа для разработчиков и пользователей?
   • Есть ли необходимое программное обеспечение и аппаратное обеспечение для интеграции?
   • Установлены ли все необходимые модули и дополнения в Битрикс24 и 1С?
   • Определены ли все необходимые параметры подключения к базе данных и веб-сервисам?
5. Формат обмена данными:
   • Какой формат обмена данными выбрать (XML, JSON, веб-сервисы)?
   • Как организовать структуру данных для обмена?
   • Как выполнить преобразование данных при необходимости?
6. Выбор подходящих модулей для интеграции:
   • Какие модули 1С и Битрикс24 подойдут для синхронизации данных?
   • Какие модули необходимо настроить и какими способами?
   • Какие параметры обмена данными необходимо определить?

Аудит текущих процессов

Неотъемлемым этапом проектирования является анализ текущих процессов компании, который позволит выявить узкие места и точки автоматизации. Зачастую в ходе внедрения проекта происходит трансформация бизнеса клиента, связанная с внедрением нового инструмента в работе, например, корпоративного портала на базе Битрикс24. Для того, чтобы процессы проектирования, разработки и промышленной эксплуатации прошли гладко, важно качественное выполнения аудита текущих процессов компании.

Документирование требований

Основным этапом проектирования является документирование требований. В компании «Факт» набор документов, составляемый на этапе проектирования определен заранее на этапе договора, основными документами, описывающими проект, являются Техническое задание и Соглашение об интеграции. Мы понимаем, что качественно выполненное проектирование обеспечивает быструю и успешную разработку проекта, поэтому уделяем документированию требований особое внимание. Четкое техническое задание — залог успеха.

Пример из практики

Для проекта внедрения КЭДО для Ижевского Завода Тепловой Техники было составлено Соглашение об интеграции, содержащее следующие разделы:

• Цели и задачи интеграции;
• Схемы интеграции систем;
• Потоки интеграции;
• Поля потоков интеграции;
• Основные требования, предъявляемые к объему выгружаемых данных;
• Регламент информационного обмена;
• Описание процесса информационного обмена;
• Логика функционирования на стороне исходной/клиентской системы;
• Авторизация в интегрируемых системах.

Данные разделы позволили с достаточной детализацией описать процессы интеграции и успешно внедрить проект.

• Готовые модули и коннекторы — Коннектор к Битрикс24 и Коннектор КЭДО, решения из Битрикс24.Маркет;

Зачем тестировать на ограниченной выборке данных

Тестирование интеграции Битрикс24 и 1С на ограниченной выборке данных – это процесс проверки корректности обмена данными между двумя системами с использованием меньшего, чем полный, набора информации. Такая методика позволяет быстрее и более точно выявлять проблемы в интеграции и оптимизировать процесс обмена. 

1. Цель: Тестирование на ограниченной выборке данных помогает быстро проверить основные сценарии обмена информацией между Битрикс24 и 1С, такие как синхронизация контактов, сделок, товаров, заказов и т.д.

2. Метод: Для тестирования можно использовать небольшую базу данных с тестовыми записями, которые соответствуют реальным, но в меньшем количестве.

3. Преимущества:

• Быстрота: Тестирование на ограниченном наборе данных занимает меньше времени, чем тестирование на всей базе данных.

• Эффективность: Позволяет выявить критические ошибки в работе интеграции, не тратя время на тестирование всей базы.

• Контроль качества: Помогает убедиться в правильности обмена данных перед переходом к полному интеграционному тестированию.

5. Процесс:

• Выбор данных: Создание выборки данных, которая отражает основные сценарии использования системы.

• Настройка интеграции: Настройка обмена данными между Битрикс24 и 1С на ограниченной выборке.

• Тестирование: Проверка обмена данных, включая импорт, экспорт и синхронизацию.

• Анализ результатов: Идентификация ошибок и недочетов в работе интеграции.

• Корректировка: Исправление ошибок и оптимизация настроек интеграции.

6. Рекомендации:

• Подготовка тестовых данных: Создание базы данных с тестовыми записями, которые отражают все возможные сценарии обмена данными.

• Автоматизация тестирования: Использование автоматизированных средств тестирования для ускорения процесса.

• Мониторинг: Постоянный мониторинг процесса обмена данных для выявления потенциальных проблем.

История всех взаимодействий между 1С и Битрикс24 хранится в базе 1С. В общих настройках настраивается механизм логирования и хранения логов.