От ручного контроля к автоматизации: интеграция Битрикс24 и Яндекс.Маршрутизации

В процессе доставки участвует сразу несколько сторон: логист, перевозчик, клиент и информационные системы компании. Каждый работает со своей частью данных, но для контроля выполнения рейса бизнесу нужна единая картина.

На практике фактическое время прибытия часто фиксируется вручную. Перевозчик или логист передает информацию, сотрудник заносит ее в корпоративную систему, а затем эти данные используются для закрытия доставки и оценки соблюдения сроков.

При большом количестве рейсов такой подход становится источником ошибок. Информация может поступить с задержкой, не быть внесена вовсе или отличаться от данных других участников процесса.

В результате возникают несколько типовых проблем:

• логистам приходится вручную контролировать фактическое время доставки;

• сложно быстро определить, какие рейсы пришли с опозданием;

• данные перевозчика и клиента могут расходиться;

• отсутствует независимый источник для проверки факта прибытия;

• незаполненные данные приходится дополнительно искать.

Автоматизация позволяет перенести эти операции из зоны ручного контроля в информационную систему.

Яндекс.Маршрутизация используется для двух связанных задач: планирования маршрутов и мониторинга их выполнения. Битрикс24 при этом может выступать центральной системой, в которой запускаются бизнес-процессы и сохраняются результаты обмена.

В типовой архитектуре участвуют три компонента:

TMS → Битрикс24 → Яндекс.Маршрутизация

TMS остается источником информации о рейсах. Битрикс24 получает эти данные и передает в систему маршрутизации информацию, необходимую для построения маршрута.

После начала доставки Яндекс.Маршрутизация фиксирует фактические события по точкам. Эти данные возвращаются в Битрикс24, где используются для контроля выполнения рейса.

Таким образом, каждая система сохраняет свою роль, а интеграция соединяет их в единый процесс.

Для построения маршрута внешней системе необходимо передать данные о рейсе и точках доставки. В зависимости от сценария это могут быть:

• точки и их координаты;

• плановые временные интервалы;

• информация о транспортном средстве;

• данные водителя;

• параметры доставки;

• склад отправления;

• идентификаторы заказов и точек.

После получения информации сервис формирует задачу планирования и рассчитывает маршрут.

После формирования маршрута начинается второй этап интеграции - получение фактических данных. В течение планового дня Битрикс24 обращается к сервису мониторинга и проверяет события по точкам доставки.

Когда система получает информацию о прибытии, фактическое время записывается в Битрикс24. Аналогично может фиксироваться время выезда с точки.

В результате данные о доставке появляются в корпоративной системе автоматически. Логисту уже не нужно ждать сообщения от перевозчика или вручную переносить информацию из внешнего сервиса.

Получить фактическое время - только половина задачи. Для бизнеса важно понимать, соответствует ли оно плану. Поэтому после получения данных можно автоматически сравнить:

плановое время прибытия ↔ фактическое время прибытия

На основании результата система определяет статус доставки.

• Если транспорт прибыл в установленный интервал — «Вовремя».

• Если фактическое прибытие произошло позже — «Опоздал».

Такой механизм позволяет автоматически контролировать соблюдение сроков без дополнительной проверки каждого рейса.

В реальном процессе информация о доставке может поступать сразу из нескольких источников. Например, перевозчик сообщает время прибытия, клиент подтверждает выполнение доставки, а система маршрутизации фиксирует фактическое событие независимо от них.

Поэтому при построении интеграции не всегда стоит просто заменять существующий источник новым. Более надежный вариант - объединить данные и использовать их для взаимной проверки.

В таком сценарии Битрикс24 получает информацию от: перевозчика + клиента + Яндекс.Маршрутизации.

Маршрут может измениться уже после первоначального планирования.

Переносится временной интервал, добавляется или удаляется точка, меняется транспорт или водитель. Если не передать изменения во внешнюю систему, план маршрута перестанет соответствовать фактическому рейсу. Поэтому интеграция должна учитывать не только создание маршрута, но и его последующее изменение.

Один из надежных вариантов - при существенном изменении рейса передавать в систему маршрутизации актуальный набор данных целиком. Это снижает риск того, что часть старой информации останется в маршруте.

При разработке интеграции важно учитывать не только основной сценарий, но и ситуации, которые возникают при эксплуатации.

Корректность координат

Для маршрутизации необходимы корректные координаты точек доставки. Если исходная система не хранит их или данные недостаточно точны, соответствующую информацию необходимо добавить в обмен. Также может потребоваться радиус точки, по которому определяется факт прибытия.

Ошибки внешнего API

Любая интеграция с внешним сервисом зависит от доступности API. Поэтому необходимо предусмотреть повторные запросы, обработку ошибок и техническое логирование.

Если запрос не был выполнен, система должна иметь возможность повторить его, а информация об ошибке должна сохраняться для последующего анализа.

Асинхронный обмен

Для получения событий доставки не всегда требуется мгновенная передача каждого изменения. Вместо постоянного соединения можно использовать периодические запросы к сервису мониторинга. Например, система регулярно проверяет данные по рейсам в течение планового дня. Такой подход делает интеграцию более предсказуемой и позволяет корректно обрабатывать временную недоступность внешнего сервиса.

Синхронизация с существующими процессами

Новая интеграция должна работать поверх уже существующих процессов бронирования, формирования рейсов и закрытия доставки. Поэтому перед разработкой важно проанализировать текущую логику и определить, какие данные являются источниками, какие - результатом, а какие должны использоваться только для контроля.

Даже при автоматическом обмене могут возникать ситуации, когда необходимые данные не получены. Например, по одной из точек отсутствует подтверждение доставки или фактическое событие не поступило из внешней системы.

Вместо постоянной ручной проверки можно настроить автоматические уведомления. Система формирует список доставок с отсутствующими данными и направляет информацию ответственным сотрудникам или перевозчикам. Так контроль становится проактивным: логист получает не общий список рейсов, который нужно просматривать вручную, а конкретные случаи, требующие внимания.

До автоматизации значительная часть контроля зависит от ручного ввода:
перевозчик → ручная фиксация → проверка логистом → закрытие доставки.

После интеграции процесс выглядит иначе:
рейс → планирование маршрута → мониторинг → фактическое прибытие → автоматическая проверка → статус доставки.

При этом существующие источники данных можно сохранить. TMS продолжает отвечать за транспортные процессы, Битрикс24 - за корпоративные бизнес-процессы, а Яндекс.Маршрутизация - за планирование и мониторинг маршрутов.

Интеграция связывает эти системы и автоматизирует передачу информации между ними.

В результате интеграции компания получает более прозрачный процесс контроля доставки:

• фактическое время прибытия фиксируется автоматически;

• плановые и фактические данные можно сопоставлять без ручной проверки;

• появляется независимый источник информации о выполнении рейса;

• опоздания определяются автоматически;

• незаполненные данные можно контролировать через уведомления;

• изменения рейсов синхронизируются между системами.

Такое решение особенно актуально для компаний, где:

• ежедневно выполняется большое количество доставок;

• используется собственный или привлеченный транспорт;

• уже работает TMS;

• Битрикс24 используется для управления корпоративными процессами;

• фактическое время доставки фиксируется вручную;

• необходимо контролировать соблюдение сроков;

• данные о доставке используются в дальнейших бизнес-процессах.

При небольшом количестве рейсов ручной контроль может оставаться приемлемым. Но по мере роста количества доставок количество операций и вероятность ошибок увеличиваются.

Интеграция позволяет автоматизировать именно те действия, которые не требуют участия сотрудника, и оставить специалистам контроль нестандартных ситуаций.

Интеграция Битрикс24 и Яндекс.Маршрутизации позволяет объединить планирование, мониторинг и контроль доставки в одном процессе.

При этом не обязательно отказываться от существующих TMS и корпоративных систем. Каждая система продолжает выполнять свою задачу, а интеграция обеспечивает автоматический обмен данными между ними.

Вместо ручной фиксации факта доставки компания получает автоматический сбор данных, сопоставление плана и факта и контроль отклонений.

Именно такой переход - от ручной обработки к автоматическому обмену между системами - становится следующим этапом цифровизации логистики.

Если в вашей компании данные о доставке приходится собирать вручную из разных систем, интеграция Битрикс24 с Яндекс.Маршрутизацией поможет автоматизировать этот процесс. Настроим обмен данными о рейсах и точках доставки, получение фактического времени прибытия и контроль отклонений от плана.