К списку статей

Организационная структура в Битрикс24 — как выстроить эффективное управление в компании

Битрикс24
29 мая 2025
10 минут
281

Организационная структура в Битрикс24 — как выстроить эффективное управление в компании

Почему бизнесу нужна четкая оргструктура

В крупных компаниях неизбежно возникает потребность в четкой и прозрачной организационной структуре. Когда в коллективе работают десятки, а то и сотни сотрудников, важно понимать, кто за что отвечает, как выстроены взаимодействия между подразделениями и к кому можно обратиться с тем или иным вопросом. Без структуры процессы замедляются, возникает путаница и недопонимание.

Я сам сталкивался с ситуацией, когда не смог оперативно доказать свое участие в проекте, потому что коллега не знал, кто я и имел ли я право на доступ к информации. Прозрачная оргструктура могла бы решить эту проблему за секунды. Это частный случай, но он хорошо иллюстрирует, как отсутствие структурированности может мешать даже простым рабочим взаимодействиям.

Организационная структура предприятия — это не просто список сотрудников. Это система, которая поддерживает порядок и обеспечивает слаженную работу всей компании. Она включает в себя иерархию, принципы взаимодействия, распределение функций между отделами, подразделениями и конкретными должностями. Формирование структуры требует индивидуального подхода: нужно учитывать цели компании, специфику процессов, распределение ответственности и ресурсную модель. Чаще всего в её основе лежит традиционная модель горизонтального разделения труда, при которой задачи делятся между логически связанными подразделениями и ролями.

Основными элементами организационной структуры являются:

  • иерархия подчинения (вертикаль власти);
  • распределение зон ответственности для руководителей;
  • централизация управления на уровне головного офиса;
  • логичное распределение ресурсов и функций;
  • формализация рабочих позиций и должностей;
  • единая схема управления, фиксирующая, кто за что отвечает.

Внедряя Битрикс24, компании стремятся не только автоматизировать процессы, но и повысить прозрачность управления, улучшить коммуникации и ускорить работу. Один из критически важных, но часто недооцененных инструментов — раздел «Сотрудники». Мы в компании «Факт» регулярно настраиваем и адаптируем этот раздел под конкретные задачи бизнеса, чтобы организационная структура работала не формально, а в реальности помогала команде двигаться быстрее и слаженнее.

Типы организационных структур

В зависимости от задач бизнеса и его масштаба, выбираются разные типы структур:

Линейная

  • Простая иерархия «начальник → подчиненные». Подходит для небольших компаний.

  • Минус: руководитель перегружен, решения принимаются медленно.

Функциональная

  • Деление по функциям: маркетинг, продажи, финансы и т.д.

  • Эффективна для среднего бизнеса.

  • Минус: конфликты между отделами.

Дивизиональная

  • Структура по продуктам, регионам, клиентским сегментам.

  • Подходит для крупных компаний.

  • Минус: дублирование ресурсов.

Матричная

  • Сотрудник может подчиняться нескольким руководителям (например, проектному и функциональному).

  • Используется в IT и консалтинге.

  • Минус: сложное управление.

Гибридная

  • Комбинирует разные подходы.

  • Актуальна для быстрорастущих компаний и масштабируемых структур.

Визуальная структура компании

В Битрикс24 структура компании представлена в виде иерархического древа. Это позволяет мгновенно понять, кто за что отвечает, как связаны между собой отделы, кому подчиняется конкретный сотрудник. Такая наглядность особенно полезна при межфункциональных взаимодействиях, быстрой эскалации вопросов и при подключении новых сотрудников к проектам — когда важно без лишней переписки и звонков разобраться в цепочке принятия решений.

Однако на практике структура компании не всегда так однозначна, как хотелось бы. Особенно в крупных организациях часто возникает ситуация, когда юридическая организационная структура не совпадает с фактической. Люди формально числятся в одном подразделении и подчиняются одному руководителю, но при этом выполняют задачи под началом других менеджеров. Без отображения этой реальности внутри корпоративной системы возникают сложности в управлении, коммуникациях и контроле процессов.

Типы организационных структур
Яркий пример — проект внедрения Битрикс24 для компании «Мегаполис». В этой компании данные об организационной структуре поступали из SAP, но требовали дополнительной организации на стороне Битрикс24: проверялись на наличие ошибок выгрузки, логировались, и лишь затем распределялись по структуре. По запросу заказчика мы доработали отображение двойной управленческой вертикали: теперь в системе видно как формального, так и фактического руководителя каждого сотрудника. Это упростило навигацию, ускорило процесс назначения задач и помогло устранить внутренние организационные разрывы.

Личная страница сотрудника: больше, чем визитка

Личная страница сотрудника в Битрикс24 позволяет быстро получить всю ключевую информацию: ФИО, должность, контактные данные (телефон, email, внутренние коммуникации). Особенно ценным является поле «Должность» — оно помогает понять роль человека в компании, его уровень ответственности и круг задач. При необходимости здесь же можно увидеть, кто является его непосредственным руководителем — это важно, если требуется согласование или эскалация вопросов.
Личная страница сотрудника: больше, чем визитка

Дополнительно в Битрикс24 можно добавить пользовательские поля — это позволяет расширить карточку сотрудника индивидуальной информацией: описанием профессиональных компетенций, достижениями, увлечениями, форматом работы (удаленно, гибрид, в офисе), а также другими важными особенностями.

Здесь же указывается дата рождения сотрудника — система напомнит о ней заранее, чтобы команда могла вовремя поздравить коллегу или подготовить подарок. Ближайшие дни рождения сотрудников также отображаются на отдельной вкладке — это способствует укреплению корпоративной культуры.

Одна из производных функций личной страницы — график отсутствий. В карточке сотрудника отображаются отпуска, больничные, отгулы и другие периоды отсутствия. Эта информация доступна коллегам и руководству и помогает планировать рабочие процессы с учётом загруженности команды.

Таким образом, личная страница сотрудника — это не только справочная карточка, но и важный элемент внутренней коммуникации, ориентированной на прозрачность, взаимопонимание и эффективную работу команды.

Планирование времени

Кроме упомянутого выше графика отсутствий, в «Битрикс24» доступен крайне полезный функционал назначения встреч — как личных, так и в формате ВКС (видеоконференцсвязи). Этот инструмент особенно важен в распределённых командах, а также в ситуациях, когда сотрудники часто взаимодействуют с другими подразделениями или внешними партнёрами.

Интеграция с календарём позволяет в режиме реального времени видеть занятость коллег, подчинённых и руководителей. Это значительно упрощает планирование: не нужно уточнять вручную, свободен ли человек — достаточно открыть его календарь и выбрать подходящее окно. Такой подход минимизирует вероятность пересечений и упрощает согласование времени для совещаний и встреч.

Планирование времени

Если в компании активно используются как внутренняя коммуникация, так и взаимодействие с внешними заказчиками, события в календаре можно различать с помощью цветовой дифференциации. Например, внутренние встречи можно отмечать одним цветом, внешние — другим, а личные дела — третьим. Это визуальное разграничение помогает быстрее ориентироваться в структуре рабочего дня, выделять приоритетные мероприятия и не упускать из виду важные задачи.

Дополнительное удобство даёт возможность настраивать напоминания, приглашать участников сразу из списка сотрудников, указывать тематику встречи, прикреплять документы и ссылки, а также запускать ВКС непосредственно из события календаря. Таким образом, календарь превращается не просто в список встреч, а в полноценный инструмент для управления временем и координации взаимодействия внутри компании.

Внешние сотрудники и коммуникация

Портал «Битрикс24» поддерживает полноценную работу с внешними контрагентами — подрядчиками, консультантами, партнёрами. Их можно пригласить в систему в статусе внешнего пользователя и предоставить доступ только к тем задачам, чатам и материалам, которые напрямую относятся к зоне их ответственности. Такой подход особенно актуален для ИТ-проектов с участием распределённых команд, внешних интеграторов или подрядчиков на внедрение.

Приглашая внешнего сотрудника, администратор или руководитель проекта может гибко настроить права доступа: например, ограничить просмотр внутренних документов, скрыть разделы, не относящиеся к совместной работе, или оставить доступ только к отдельным задачам и чатам. Это позволяет обеспечить высокий уровень информационной безопасности, соблюдая при этом принципы прозрачного и эффективного взаимодействия.

Для внешних пользователей доступны:

  • задачи и проекты, в которых они участвуют;
  • чаты с командой и ответственными менеджерами;
  • доступ к совместным материалам — техническому заданию, схемам, графикам, документации и т.д.;
  • возможность комментировать задачи, загружать файлы, оставлять отчёты о выполнении.

Функциональность внешнего доступа делает «Битрикс24» удобной платформой для построения единого проектного контура даже при участии сторонних исполнителей. Это особенно важно, когда необходимо централизованно вести коммуникацию, координировать действия и фиксировать прогресс без использования сторонних мессенджеров и инструментов.

Одним из примеров эффективного использования этой возможности стала компания «Керама Марацци» — крупный поставщик строительных и отделочных материалов. У компании обширная сеть филиалов по всей стране, где каждая сбытовая единица работает на своём рынке. В рамках внедрения на платформе «Битрикс24» сотрудники из регионов получили защищённое пространство для обмена информацией, обсуждения стратегии и совместного планирования. При этом конфиденциальные данные (например, коммерческая информация, цены и клиентская база) были надёжно изолированы: доступ к ним имели только уполномоченные сотрудники внутри конкретного региона.

Благодаря такому подходу удалось объединить распределённую структуру в единую цифровую среду, сохранив контроль и безопасность внутренней информации.

Портал Битрикс24 поддерживает работу с внешними контрагентами — можно пригласить партнёра или подрядчика и предоставить доступ только к тем задачам, которые его касаются. Это особенно полезно для ИТ-проектов с распределенными командами или внедрениями с участием внешнего консультанта.

Внешние сотрудники и коммуникация

Преимущества использования оргструктуры в Битрикс24

1. Автоматизация управления. Оргструктура связана с задачами, документооборотом, CRM. Всё логично и прозрачно.

2. Упрощение коммуникаций. Сотрудники сразу видят, кто к кому относится, с кем нужно согласовать или обсудить вопрос.

3. Контроль загрузки и KPI. Можно назначать задачи по должности и отслеживать занятость и эффективность.

4. Быстрая адаптация новых сотрудников. Новички сразу попадают в понятную структуру, получают доступ к регламентам и понимают свою зону ответственности.

5. Масштабируемость и гибкость. Можно легко добавлять отделы, филиалы, проектные команды, в том числе по матричному принципу.

Как мы подходим к внедрению

Наша команда веб-интегратора «Факт» делает не просто «настройку структуры» в Битрикс24. Мы:

  1. Анализируем текущую оргструктуру — выявляем слабые места и расхождения.
  2. Проектируем оптимальную модель под цели бизнеса.
  3. Настраиваем структуру в Битрикс24 с учётом всех реалий: формальные и неформальные связи, интеграции, права.
  4. Обучаем команду — чтобы каждый сотрудник знал, как пользоваться системой.

Цифровая трансформация невозможна без порядка внутри. Раздел «Сотрудники» в Битрикс24 — это не просто список людей, а живая модель компании, в которой ясно, кто за что отвечает и как всё связано между собой. При правильной настройке он помогает упростить управление, ускорить принятие решений и сделать коммуникации прозрачными.

Компания «Факт» помогает бизнесу не просто внедрять технологии, а делать их частью стратегии роста. Мы создаём решения, которые действительно работают: удобно, понятно, по делу.

Вячеслав Лавренюк
Автор
Вячеслав Лавренюк
Менеджер проектов «Факт»

Читайте также

Все статьи
Все статьи
Сайт Fact.digital использует cookie. Это дает нам возможность следить за корректной работой сайта, а также анализировать данные, чтобы развивать наши продукты и сервисы. Оставаясь на сайте и (или) нажимая кнопку «Принять условия», вы соглашаетесь с условиями обработки ваших персональных данных, содержащихся...