Как упростить управление отпусками с помощью Битрикс24

Составление и согласование отпусков традиционным способом — в Excel или на бумаге — занимает слишком много времени и сил.

Типичный процесс выглядит так:

• Сотрудник пишет заявление, передаёт его руководителю.
• Руководитель сводит данные в таблицу.
• Кадровики вручную формируют сводный график и переносят его в кадровую программу.

В небольшом коллективе это может занять пару дней, но при штате 200+ человек — уже неделю или больше. При этом высок риск ошибок: даты дублируются, отпуска ключевых специалистов накладываются, документы теряются в переписке.

Если компания работает в гибридном или удалённом формате, ситуация усложняется ещё больше — доступ к документам ограничен, согласование растягивается.

Битрикс24 решает эти проблемы, превращая планирование отпусков в прозрачный, быстрый и контролируемый процесс:

• Все заявки и графики хранятся в одном месте.
• Автоматические напоминания не позволяют пропустить согласование.
• Руководители и HR видят полную картину по отделам и компании.

Электронный график отпусков особенно полезен для HR-отделов, руководителей подразделений и бухгалтерии, так как упрощает учёт, исключает человеческий фактор и повышает дисциплину отпускного планирования.

1. Формирование и визуализация графика
Сотрудники заполняют свои даты отпусков в личном кабинете, а система автоматически формирует сводный календарь по отделам и всей компании.

2. Заявки из профиля или по бизнес-процессу
Отпуск можно запросить прямо из карточки сотрудника или через отдельный бизнес-процесс с маршрутом согласования.

3. Согласование по маршрутному листу
Последовательность согласования настраивается индивидуально — от руководителя до HR или бухгалтерии.

4. Уведомления и напоминания
Система отправляет уведомления о новых заявках, напоминания о сроках согласования, а также информирует бухгалтерию о финальном подтверждении.

5. Интеграция с кадровым учётом и КЭДО
Битрикс24 может выгружать данные в 1С:ЗУП или другие системы, а также работать в связке с кадровым электронным документооборотом.

6. Настройка прав доступа
Можно ограничить видимость отпусков — например, сотрудник видит только свои заявки, а руководитель отдела — все отпуска своего подразделения.

Типовой маршрут выглядит так:

Сотрудник → Заявка → Руководитель → HR/Бухгалтерия → Финальное подтверждение

• Сотрудник выбирает даты отпуска в интерфейсе Битрикс24 и отправляет заявку.

• Руководитель получает задачу на согласование и либо утверждает, либо отправляет на корректировку.

• HR или бухгалтерия получает подтверждённую заявку и фиксирует её в учётной системе.

Дополнительные возможности:

• Автоматическое создание задач, например, на блокировку назначения новых задач сотруднику в период отпуска.

• История изменений и архив заявок для контроля.

• Напоминания сотрудникам о приближающемся отпуске.

В Ижевском заводе тепловой техники (ИЗТТ), где работает более 1000 человек, оформление отпусков долгие годы шло по привычной схеме: заявления на бумаге, согласования по цепочке, ручной перенос данных в 1С. При таком масштабе процесс занимал много времени, требовал постоянного контроля и создавал риск ошибок.

Предприятие решило уйти от таблиц и ускорить согласование путем перевода процесса в цифровой формат. Теперь подача заявки, согласование руководителями, формирование приказа и подписание проходят в Битрикс24 с автоматическим обменом данными из 1С.

Централизация управления — всё в одном окне.

Битрикс24 позволяет собрать все данные по отпускам сотрудников в едином интерфейсе. В отдельном модуле графика отпусков отображается календарь компании с указанием фактических и запланированных отпусков. Руководитель видит график отдела, HR — сводный календарь по всем подразделениям, бухгалтерия — данные для расчета зарплаты и начислений. Вся информация доступна без необходимости пересылки документов по электронной почте или сбора данных вручную в Excel.

Исключение ошибок и человеческого фактора.

Автоматизация уменьшает риск дублирования заявок, пересечений отпусков по ключевым должностям и ошибок в расчётах. Все заявки проходят по заранее настроенному маршруту согласования: сотрудник отправляет заявку → руководитель → HR → бухгалтерия. Система фиксирует каждое действие, сохраняет историю изменений и уведомляет всех участников процесса.

Удобство для сотрудников и руководителей.

Сотрудник может подать заявку на отпуск через свой профиль в Битрикс24 всего в несколько кликов. Он видит доступные даты, остаток дней отпуска, утвержденные и ожидающие согласования периоды. Руководитель получает уведомление о новой заявке и может согласовать её прямо в портале, без бумажного заявления или переписки в чате.

Упрощение работы HR-отдела и снижение нагрузки.

HR-специалисты получают готовый график с визуализацией по отделам, подсчетами дней и статусами заявок. Нет необходимости вручную сверять данные из разных источников или корректировать ошибки, возникающие при работе в Excel. Система позволяет анализировать нагрузку на отдел, видеть пересечения отпусков и вовремя корректировать график.

Масштабируемость: от 10 до 1000+ сотрудников.

Битрикс24 одинаково удобно работает как для небольших команд, так и для крупных предприятий. Автоматизация позволяет управлять отпусками сотен сотрудников одновременно, при этом интерфейс остаётся понятным: календарь можно фильтровать по отделам, должностям, статусу заявок или дате начала отпуска.