Интеграция Битрикс24 и ERP-системы предприятия

Опыт российских компаний показывает, что правильная интеграция приносит ощутимые результаты уже спустя несколько месяцев эксплуатации.

Среди таких результатов снижение временных затрат на выполнение операций за счет автоматизации сценариев продаж, повышение прозрачности работы и удовлетворенности клиентов, роста общей эффективности компании. Слаженная работа ERP и Битрикс24 ускоряет процессы обработки заказов клиентов, снижает риск ошибок и помогает быстрее принимать управленческие решения за счет получения актуальной информации в реальном времени

Сегодня практически каждое крупное предприятие использует специализированные прикладные информационные системы для управления основными видами деятельности. Среди них выделяются такие категории, как ERP (Enterprise Resource Planning), отвечающая за планирование и контроль ресурсов предприятия, и CRM (Customer Relationship Management), помогающая наладить эффективное взаимодействие с клиентами.

ERP-системы помогают организовать работу отделов снабжения, производства, финансов, кадров и других важных направлений бизнеса. Аналитическая составляющая таких продуктов обеспечивает руководителей точной информацией о текущем положении дел в компании, позволяя своевременно выявлять слабые места и устранять недостатки.

CRM-системы сосредоточены исключительно на управлении взаимодействием с клиентами. Эти продукты облегчают ведение переговоров, заключением сделок, поддержание контактов с покупателями и продвижение продукции. Основная цель CRM заключается в максимизации прибыли за счет увеличения лояльности потребителей и повышения объема продаж.

Если раньше оба типа программ существовали отдельно друг от друга, то теперь наметилась четкая тенденция к их слиянию, к формированию единого пространства для совместной работы разных подразделений компании, позволяющую сотрудникам видеть общую картину происходящего в бизнесе и быстро принимать правильные решения. Важно отметить, что кастомные интеграции доступны только в коробочных версиях Битрикс24.

Несмотря на очевидные преимущества интеграции, данный процесс сопряжен с рядом трудностей, о которых расскажем ниже.

Одна из особенностей заключается в том, что каждая компания имеет свои уникальные требования к процессу интеграции. Это значит, что решение нужно подбирать индивидуально под задачи конкретного бизнеса и конкретного заказчика. Важно учитывать специфику обоих продуктов, их возможности и ограничения, чтобы выбрать оптимальный способ обмена данными.

Основные преимущества объединения этих двух систем:

• Синхронизация данных. Рационально разделение процесса продаж и смежных процессов, с сохранение учетной роли ERP системы.
• Автоматизация процессов. Сокращение рутинной работы сотрудников, за счет синхронизации данных без необходимости повторного ввода вручную, использования совместных справочников, повышения повторяемости операций. Принцип "единого окна" в работе специалиста.
• Аналитика. Использование отчетов BI-конструктора позволяет анализировать текущие процессы деятельности компании путем создания необходимых аналитических отчетов и визуальных диаграмм, принимать управленческие решения и оперативно реагировать на изменения рынка без трудоемкой разработки на стороне ERP системы.

Синхронизируя две системы, можно автоматически получать актуальные сведения о клиентах, заказах, товарах и услугах прямо в интерфейсе Битрикс24. Например, менеджер может видеть актуальные сделки, текущий статус заказа, выставленные документы прямо во время общения с клиентом. При этом менеджеру не нужно дважды вводить данные в разных системах.

Наиболее часто, между ERP и Битрикс24 используют следующие виды синхронизации:

• Синхронизация справочников. Рекомендуется односторонний обмен из ERP в Битрикс24;
• Синхронизация контрагентов в Компании и Контакты Битрикс24;
• Синхронизация номенклатуры каталога товаров и услуг. Рекомендуется односторонний обмен из ERP в Битрикс24;
• Синхронизация прейскурантов. цен, доступных остатков. Рекомендуется односторонний обмен из ERP в Битрикс24;
• Синхронизация оргструктуры и сотрудников, кадровые перемещения. Настраивается передача иерархий подразделений управленческой или организационной структуру, руководителей и сотрудников. Сотрудники сопоставляются с пользователями Битрикс24. Профиль пользователя заполняется необходимыми актуальными учетными данными из ERP. При увольнении сотрудника его учетная запись в Битрикс24 автоматически деактивируется. Рекомендуется односторонний обмен из ERP в Битрикс24;
• Синхронизация сделок и заказов, статусов сделок. Например, при поступлении оплаты, информация об этом автоматически поступит в Битрикс24, робот изменит стадию сделки;
• Синхронизация счетов, оплат, отгрузок товаров и услуг. Рекомендуется односторонний обмен из ERP в Битрикс24.

Любой проект начинается с этапа предпроектного обследования и проектирования. Задача этого этапа - выявить необходимые интеграционные потоки и направления этих потоков: двусторонний или односторонний. Определить структуру данных и состав полей методов интеграции.

Двусторонний обмен реализуется для поддержки актуальности информации в обеих системах, данные синхронизируются в обе стороны.

Загрузка в Битрикс24 из ERP может происходить следующими способами:

• по расписанию (настраивается с определенными заданными периодами);
• по требованию (выполняется оператором из интерфейса ERP системы);
• по событию (изменение данных в одной из систем).

Наиболее часто, в качестве мастер-системы для хранения данных выбирается учетная ERP система заказчика, так как она реализует необходимый уровень складской и финансовой отчетности, которая поступает ТОП-менеджерам компаний и в государственные органы.

Далее с техническими специалистами заказчика решаются ключевые вопросы интеграции:

• выбор метода подключения;
• настройка связей между системами и полями обеих систем;
• реализация скриптов импорта и экспорта данных;
• тестирование и запуск процесса обмена информацией.

При выборе подходящего способа обмена данными между системами учитывают два основных подхода: прямое подключение через API и использование промежуточной шины данных.

Чтобы добиться реальных результатов, важно грамотно подойти к процессу разработки и внедрения сложной инфраструктуры интеграционного обмена между Битрикс24 и ERP.

Роль интегратора состоит не только в технической реализации проекта, но и в консультировании заказчика относительно возможных решений, рисков и путей оптимизации рабочих процессов. Веб-интегратор «Факт» помогает заказчикам выбрать наилучший подход именно для их компании, с учетом внутренних регламентов, учесть все возможные трудности и предложить оптимальные пути их преодоления.

Среди очевидных выгод можно выделить:

• Повышение скорости принятия решений за счет быстрого доступа ко всей необходимой информации.
• Снижение издержек на ручной труд путем автоматизации многих рутинных действий.
• Улучшение качества обслуживания клиентов благодаря своевременному получению актуальной информации.
• Возможность проведения глубокого анализа деятельности компании с помощью инструментов аналитики, доступных в Битрикс24.

После завершения основного этапа внедрения необходим регулярный мониторинг состояния системы и периодические обновления. На этом этапе важна квалифицированная техническая поддержка интегратора «Факт», которая обеспечит бесперебойную работу интеграции и позволит оперативно реагировать на возникающие вопросы.

Давайте разберем подробнее сложности и подводные камни, которые возникают при внедрении подобных решений.

• Недостаточная подготовка к проекту. Многие организации недооценивают важность предварительного анализа существующих процессов, проектирования с учетом особенностей ИТ-инфраструктуры компании. Это приводит к тому, что после запуска проекта обнаруживаются дополнительные задачи, требующие времени и ресурсов для их выполнения.
• Неправильный выбор способа интеграции. Зависит от конкретной ситуации и архитектуры ERP системы.
• Недостаток опыта. Важным аспектом успешного внедрения является наличие квалифицированных специалистов-интеграторов, способных правильно настроить взаимодействие между двумя платформами.
• Недостаточная скорость обмена. Необходимо заранее оценить объем передаваемых данных, чтобы не зафлудить запросами обе системы.
• Конфликты версий. Необходимо обеспечить тщательное тестирование, если одна из систем обновляется раньше другой.

Заключение

Технологическая интеграция ERP и Битрикс24 помогает повысить эффективность бизнес-процессов предприятия, начиная от планирования ресурсов и заканчивая взаимодействием с клиентами. Но, для того чтобы получить максимальную выгоду от интеграции Битрикс24 и ERP, нужно учитывать целый ряд факторов, таких как масштабы бизнеса, степень зрелости информационных технологий, финансовые ресурсы и квалификация персонала.

Опыт показывает, что наиболее успешными являются те проекты, где заказчик заранее понимает цели и задачи своего бизнеса, четко формулирует требования к будущему решению и привлекает профессиональных исполнителей на каждом этапе реализации проекта.