BI-системы: что это и зачем они нужны бизнесу

BI-система — это продвинутый сервис бизнес-аналитики, работающий с данными, которые ранее получены в CRM, ERP, 1С и другими платформами. Системы имеют множество коннекторов, способных распознавать данные в разном формате.

Платформы предоставляют пользователям запрошенные сведения на дашбордах — это инструмент визуализации с элементами продвинутой инфографики. В отличие от традиционных схем и таблиц в отчетах, где данные фиксируются в определенный период, на дашбордах возможно отслеживать изменения параметров в динамике.

Главное функциональное отличие BI-систем от CRM и ERP, использование ранее загруженных данных с минимизацией ручного ввода. BI-системы дополняют CRM и ERP, но не заменяют их.

Несмотря на то, что динамику продаж или изменение себестоимости продукта компании могут получать в виде графиков и схем через отчеты в CRM и ERP, BI как инструмент обладает рядом функциональных преимуществ. Главные из них:

• Упрощается процесс подготовки данных

Если в CRM и ERP для подготовки отчета аналитики собирают данные на протяжении длительного времени, часто задействуя технических специалистов, то в BI предварительная подготовка ведется быстрее. Запрос информации из системы производится через SQL-запросы.

• Для работы с BI, как правило, не требуется специальных технических познаний

С CRM и ERP в компаниях традиционно работают ИТ-специалисты и бизнес-аналитики. В BI интуитивно-понятный интерфейс. Благодаря этому пользоваться данным аналитическим инструментом может человек и без ИТ-образования. Как следствие, формировать отчеты в BI имеют возможность и топ-менеджеры компаний. Это ускоряет процесс принятия решений.

• Сведен к минимуму человеческий фактор

Если отчеты руководитель получает в распечатках или PDF, существует риск ошибки сотрудника или намеренного искажения данных ради нужных показателей. В BI данные можно получить напрямую в системе.

В BI есть два типа пользователей:

• бизнес-пользователи формируют отчеты через SQL-запросы и настраивают дашборды, это могут быть как аналитики, так руководители подразделений
• профессиональные пользователи получают отчеты не в виде распечаток или файлов, а непосредственно в BI-системе

Поэтому если все данные загружены корректно, то BI могут успешно использовать топ-менеджеры компании без привлечения аналитиков.

BI может использоваться в любом направлении деятельности компании. Основные сферы применения:

• Сквозная аналитика:
  • изучение клиентского поведения, динамики продаж, эффективности рекламных кампаний;
  • получение уточненного портрета клиента;
  • выявление негативных факторов, влияющих на падение продаж;
  • анализ результативности ранее принятых решений.

BI-системы - эффективный, но в то же время сложный в интеграции и настройках инструмент. Чтобы он приносил пользу компании, важно из множества платформ бизнес-аналитики выбрать именно ту, которая отражает реальные потребности бизнеса.

При подборе продукта важно обратить внимание на следующие моменты:

• С какими сервисами интегрируется система и какие форматы поддерживает

Несмотря на то, что BI-системы помогают интегрировать данные с множества разнонаправленных сервисов, если речь идет о компаниях с узкой сферой деятельности, применяющих специализированный софт, важно еще на этапе получения коммерческого предложения уточнить, совместим ли функционал системы с форматами данных, которые использует заказчик.

• Особенности настройки и доработки

Какой функционал бизнес-пользователи могут внести в отчеты сами, а что может усовершенствовать техподдержка по запросу пользователя.

• Оценка затрат в перспективе 2-3 лет

Начиная работу в BI-системах, компании приобретают определенное количество лицензий. Но также необходимо предусмотреть бюджет на настройку ПО, выгрузку данных, необходимых для работы системы и техподдержку.

• Защита данных и соответствие политике службы безопасности компании

Системы BI-аналитики могут использовать собственные облачные платформы или серверы компании. При выборе продукта важно определиться, какой способ хранения сведений соответствует политике компании. Шифрование данных есть практически у всех BI-продуктов, степени защиты для большинства компаний достаточно. Однако если заказчик ведет деятельность в стратегически значимой сфере или работает в сегменте критической информационной инфраструктуры, могут потребоваться дополнительные решения в области защиты данных.

• Гибкость в увеличении числа лицензий

Если компания впервые внедряет BI, она может приобрести лицензии для ограниченного числа пользователей для экономии бюджета. Но со временем с большой вероятностью возникнет необходимость в закупке дополнительных лицензий в связи с расширением компании и увеличением вовлеченности топ-менеджмента в процесс создания аналитики.

До 2022 года в BI значительную долю рынка занимали западные решения. Например, популярностью пользовалась Power BI от Microsoft. Однако сейчас корпоративный сектор отдает предпочтение отечественным продуктам.

• Yandex DataLens

Платформа с открытым исходным кодом, все данные хранятся в облачном хранилище. Работа ведется через веб-интерфейс, существуют ограничения по объему данных и нет возможности для доработки под запросы конкретной компании.

• Apache Superset

Система с открытым кодом, подходит для среднего и малого бизнеса. При внедрении в компаниях с повышенными требованиями по обеспечению безопасности данных могут возникнуть сложности.

• Visiology

Часто используется при переходе компаний с Power BI благодаря схожему функционалу. Поддерживает язык запросов DAX, обладает хорошей системой защиты данных, однако пользователям может не хватить инструментов для визуализаций.

• Форсайт

Среди основных преимуществ системы — расширенный функционал ввода данных. Работа с ПО требует специальных технических знаний, настройка отличается сложностью, пользователям требуется организовать обучение.

• Luxms BI

ПО позволяет проводить обширную кастомизацию, что открывает большие возможности для работы с крупными компаниями, строго придерживающимися корпоративных стандартов в оформлении. Еще одно преимущество — система работает с большими данными.

• PIX BI

Система открывает большие возможности для визуализации данных, имеется более сотни библиотек с различными оформительскими элементами. Работать в PIX BI могут пользователи без ИТ-компетенций после кратковременного обучения.

• Modus BI

Работа с системой ведется через браузер, отличительная особенность — продвинутая интеграция с 1С. Специальное обучение требуется, но интерфейс интуитивно понятен. Система состоит из двух продуктов - Модуль ETL и Modus BI. Для полноценной работы требуется приобретать лицензии на оба продукта.

• Полиматика

Главное преимущество — расширенный функционал построения предиктивных моделей. Однако для работы в системе требуются специальные знания и нужно пройти обучение.

• Триафлай

Система рассчитана в первую очередь на крупные компании, может быть развернута как на корпоративных серверах, так и в облаке. Среди преимуществ — усиленная защита данных, поэтому ПО подходит под требования служб безопасности в том числе и стратегических компаний.

BI Битрикс24 — если Битрикс24 ваша основная система учета

В таком случае лучше использовать готовый модуль BI Битрикс24. Основные преимущества BI конструктора Битрикс24:

• модуль используется без подключения сторонних сервисов;

• широкий функционал по созданию дашбордов, настройки графиков, информация из разных таблиц собирается через SQL-запросы;

• можно использовать всю информацию, которую компания уже загрузила в свой Битрикс24, включая CRM, каталоги, задачи, сделки;

• удобная интеграция с внешними источниками, включая данные 1С и CSV-файлы;

• большой выбор рабочих шаблонов для создания отчетности;

• библиотека готовых отчетов, которые могут использоваться для сравнения с показателями компании;

• ролевая модель доступа к данным, позволяющая настраивать различные уровни прав для сотрудников для получения сведений;

• возможность переходить в отчеты прямо из других рабочих инструментов Битрикс24;

• разработка индивидуальных отчетов под нужды компании.

Функционал продуктов в сфере Business Intelligence направлен на то, чтобы упростить жизнь компаниям. Однако при внедрении BI-систем возможен ряд сложностей. Чтобы их избежать, важно заранее обнаружить и обойти все возможные подводные камни. Главные из них:

• Не совместимые и некорректные данные

Форматы данных должны между собой совмещаться, это особенно актуально, если компания в своей работе использует нишевое ПО. Также крайне важно, чтобы сами данные были корректными. Поэтому загружать в BI-систему всю аналитику компании, в том числе и ту, что признана неудачной, сомнительной или ошибочной — очень плохая идея. BI-системы — мощный инструмент для анализа данных, но они не заменяют экспертизу, а лишь визуализируют данные.

• Смешение «теплого с мягким»

При интеграции BI-платформы в корпоративные системы требуется заранее провести унификацию данных и определить, в каких единицах будут проводиться измерения и что принять за системы координат. Это позволит избежать путаницы в сопоставлениях при настройке визуализации.

• Отсутствие ответственного специалиста

На этапе настройки BI компании обязательно требуется как минимум один сотрудник, который обеспечит бесшовную интеграцию аналитической платформы в корпоративные системы. Хотя генерировать отчеты в BI в теории могут сами руководители без обращения к аналитикам, на этапе обновления или разрешения вопросов техподдержки, хотя бы один специалист по работе с BI компании необходим.