Автоматизированные бизнес-процессы минимизируют влияние человеческого фактора, сокращая риск возникновения ошибок и увеличивая скорость реагирования на запросы пользователя.
В Битрикс24 доступны бизнес-процессы:
-
в модуле CRM: сущности Лиды, Сделки, Компании, Контакты, Счета и предложения, Смарт-процессы;
-
в модуле ДИСК;
-
в модуле Универсальные списки.
Для автоматизации многократно повторяющихся, логически связанных последовательностей действий, в дизайнере бизнес-процессов Битрикс24 используют два типа шаблонов: последовательный и со статусами.
Последовательный бизнес-процесс представляет собой бизнес-процесс как набор шагов, которые следует выполнять по порядку до тех пор, пока они все не завершатся. Он похож на обычную блок-схему, описывающую алгоритм решения задачи. Бизнес-процесс со статусами представляет собой набор состояний, переходов и действий. Одно из состояний обязательно обозначается как начальное состояние. Далее, по мере выполнения, процесс переходит из одного состояния в другое.
Примерами бизнес-процессов являются такие задачи, как утверждение отпусков, согласование документов, обработка лидов и так далее. Администратор портала может подготовить нужный шаблон бизнес-процесса со своим собственным сценарием действий. Это позволит минимизировать количество рутинных операций.
Например, на проекте CRM-системы, внедренной на Магнитогорском металлургическом комбинате, с помощью дизайнера бизнес-процессов удалось настроить сложные многошаговые процессы с использованием стандартных инструментов платформы: заявок на новые виды продукции, согласования скидок, а также согласования изменения лимита кредитования.
Например, в бизнес-процессе согласования скидок, в зависимости от рынка сбыта, процента скидки и нескольких других факторов, автоматически определяется маршрут согласования, далее ставится задание на согласование ответственным сотрудникам и руководителям. Также доступна функция автоматического согласования.
На первом этапе настройки необходимо задать параметры запуска процесса. Бизнес-процесс может запускаться при автоматическом создании или изменении элемента. Также есть возможность запустить бизнес-процесс вручную.
В CRM важно правильно настроить триггеры автоматизации. Триггеры определяют момент, когда начинается выполнение последовательности шагов, заданных вами ранее. Наиболее распространенными являются события вроде изменения статуса сделки, создания новой задачи или завершения предыдущего этапа.
После этого следует определить последовательность шагов, которые будут выполняться при запуске данного сценария. Администратор имеет возможность гибко настраивать различные условия выполнения тех или иных этапов процесса. Например, можно указать, какие действия должны произойти только после одобрения руководителя отдела маркетинга.
Действие или activity в Битрикс24 – это составной элемент бизнес-процесса, которые имеет собственные параметры и выполняет какое-то действие. Действие может быть штатным, .или реализовать собственное действие (activity) с использованием PHP. Разработчик создает действие на основе базового класса действий или одного из его наследников.
Важным аспектом является также настройка уведомлений участников процесса. Благодаря этому сотрудники всегда будут знать о своих текущих заданиях, задачах и сроках их исполнения. Настроенные уведомления позволяют не пропустить необходимость согласования, и помогут согласовать даже находясь вне рабочего места через email или мобильное приложение Битрикс24.
