За 2020 год количество россиян, которые работают в удаленном формате, выросло в 100 раз. Это еще больше подтолкнуло развитие корпоративных цифровых сервисов: переход к алгоритмизированной системе предоставления типовых HR-процессов, распространение НЭП (неквалифицированной электронной подписи для внутреннего документооборота) и т.д.
Например, затраты на оформление нового сотрудника составляют сегодня около 2 часов. Только на то, чтобы ознакомить с правилами трудового распорядка, уходит около 15 минут. Процесс проходит быстрее, когда сотруднику выдают НЭП и доступ к документам, которые ему надо изучить. Это дополнительно решает проблему контроля ознакомления.
Другие внутренние корпоративные вопросы также эффективнее решать с помощью HR-сервисов: оценивать состояние сотрудников, помогать осваиваться в компании или сообщать важные новости. Особенно это становится актуально для компаний, где в штате больше 1000 человек. Также специальные сервисы набирают популярность на предприятиях, где в силу специфики (добыча полезных ископаемых, геодезические, сельскохозяйственные работы) не предполагается наличия автоматизированного рабочего места.
Возможности HRIS/HRM-систем
Сегодня можно создать единую цифровую платформу, которая будет обеспечивать коммуникацию внутри компании. Это может касаться следующих процессов:
- прием на работу и адаптация,
- постановка целей и задач,
- учет рабочего времени и управление производительностью,
- аттестация,
- документооборот,
- хранение и защита персональной информации,
- вовлеченность и признание сотрудников,
- тимбилдинг и т.д.
Плюсы работы с HR-сервисом
При этом для конкретного проекта возможна кастомизация и проработка индивидуального функционала. Это значит, что компании не нужно брать стандартный пакет с теми возможностями, которые не будут использоваться. Сегодня также все чаще используется термин digital workspace для обозначения инструментов, которые позволяют сотруднику эффективно выполнять свои задачи без привязки к геолокации. Это полноценное цифровое рабочее место, при этом варианты реализации могут быть разные — мобильный или десктопный. В этом случае можно автоматизировать цикл выполнения задач, которые требуют контроля или обратной связи. Тогда этапы реализации и статусы легко будет отследить. Такой подход уместно вписывается в концепцию HR-сервисов.
Каким компаниям подойдет решение
По нашему опыту, HR-порталы — удобный инструмент для компаний, которые имеют свыше 1000 сотрудников. Также среди аргументов в пользу единой цифровой платформы могут быть следующие ситуации:
- В компании больше 30% сотрудников, работающих удаленно.
- Компания имеет развитую сеть или холдинговую структуру.
- У сотрудников нет автоматизированного рабочего места, так как особенности их деятельности предполагают постоянное передвижение (сельское хозяйство, добыча полезных ископаемых и т.д.).
- Руководству или менеджерам сложно отслеживать выполнение задач, так как отсутствует система контроля, участники процесса полагаются на устные договоренности.
- Кадровый отдел тратит много времени на бумажный документооборот.
К нам обратилась компания, которая является одним из лидеров российской добычи редкоземельных металлов и входит в число крупнейших мировых гигантов по запасам минерально-сырьевой базы и объемам производства. Их главной целью было устранить цифровое неравенство между административной частью и производственной. HR-сервис в этом случае помог выстроить внутренние процессы прозрачно для всех участников. Для компании мы разработали единую цифровую платформу. А чтобы доступ в удобном формате мог получить каждый сотрудник, мы дополнили нужным функционалом продукт на платформе «1С-Битрикс24».
Все внутренние HR-процессы в компании делятся на три больших блока:
- Вознаграждение персонала
- Кадровое администрирование
- Административно-хозяйственное обеспечение
В каждом насчитываются десятки бизнес-процессов, которые требовалось автоматизировать. Для каждого мы проработали и кастомизировали стандартные решения на платформе «1С-Битрикс24». Всего порядка 84 сервисов. Например, на единой платформе теперь есть возможность оформить заявку на материальную помощь или запрос, чтобы привлечь сотрудников к работе в выходные и праздничные дни. Отдельно мы проработали сервис бронирования командировок.Эти и другие функциональные решения мы внедрили с помощью расширений типовой платформы. Они доступны для сотрудников через корпоративное приложение круглосуточно. Такое решение позволило сократить сроки запуска проекта.
Подготовка и этапы внедрения HR-портала
Чтобы успешно перевести процессы в цифровую плоскость, требуется определенная подготовка.
1. Анализ HR-процессов
Следует провести аудит на основе жизненного цикла сотрудника в компании. Каждый процесс стоит оценить с точки зрения важности, регламента, предполагаемой эффективности от автоматизации и т.д.
2. Дорожная карта проекта
На этом этапе следует расписать, какие процессы вы будете внедрять в первую очередь. Порядок зависит от степени важности.
3. Логика бизнес-процессов
Ее стоит выстроить заранее. Например, перевести разные виды заявок в электронный вид и структурировать их по типам.
4. Разработка личного кабинета с разным функционалом для сотрудников и руководителей
5. Тестирование и адаптация сотрудников к новой форме взаимодействия
Рутинные HR-процессы можно упаковать в удобную систему, которая покажет эффективность как в моменте, так и в долгосрочной перспективе. Удобные, современные сервисы не только упрощают внутреннюю работу, но и снимают часть напряжения сотрудников. Поэтому кроме ресурсов компания также наращивает лояльность, а следовательно увеличивает жизненный цикл специалистов. Мы внедряем HR-сервисы, которые сокращают трудозатраты и делают работу с коллегами приятной. Чтобы начать проект, нажмите здесь.